Avainhallinta on yksi osa lukitusturvallisuutta riippumatta siitä, onko taloyhtiössä käytössä mekaaninen vai elektromekaaninen lukitusjärjestelmä. Ovatko lukitusasiat teidän yhtiössänne kunnossa?

Taloyhtiön vastuulla on kiinteistön turvallisuus ja siten myös lukitusturvallisuus.  Hallituksen tulee huolehtia siitä, että taloyhtiön lukitusturvallisuus on kunnossa ja avainhallinta järjestetty asianmukaisesti riippumatta siitä, ovatko käytössä olevat lukot mekaanisia tai sähköisiä.

Avainturvallisuus on tärkeä osa lukituksella aikaansaatua suojausta. Se muodostuu avainhallinnasta ja säilytyksestä, valitusta avainturvallisuustasosta sekä avaimen käyttöoikeudesta ja siihen liittyvästä sarjoituksesta. Avainturvallisuus on viime kädessä käyttäjän huolellisuutta ja avainten oikeaa säilytystä.

– Avainhallinta on keskeinen osa lukitusturvallisuutta. Hyvän avainhallinnan perusteena on se, että taloyhtiöllä on käsitys ja tieto siitä, missä avaimia ylipäänsä on. Se on mahdollista vain, jos käytössä on turvattu avainjärjestelmä eli avaimia ei voi kuka tahansa kopioida, vaan ne täytyy tilata taloyhtiön kautta. Silloin taloyhtiöllä on mahdollisuus huolehtia siitä, että avaimia luovutetaan vain kuittausta vastaan ja hallitusti, toteaa lakiasiantuntija Tapio Haltia Kiinteistöliitosta.

– Jos avaimia luovutetaan väliaikaisesti vaikkapa jollekin urakoitsijalle tai palveluntarjoajalle, niin sitten on ehdottomasti huolehdittava myös siitä, että kyseiset avaimet saadaan takaisin. Tärkeää on myös se, mitä avaimia näissä tapauksissa luovutetaan ja mihin ne antavat pääsyn, Haltia jatkaa.

Ehdoton lähtökohta on se, että yleisavainta ei tulisi luovuttaa kenellekään kuin aivan poikkeuksellisesti. Se on avaimista kaikkein vaarallisin siksi, että se antaa pääsyn kaikkialle talossa. Jos yleisavain joutuu hukkaan, niin joudutaan harkitsemaan kaikkien lukkojen uudelleensarjoitusta. Siksi yleisavainta tulisi käyttää hyvin rajallisesti ja tietenkin säilyttää erityisen turvallisesti. Ei ole hyvä eikä suositeltava käytäntö, että hallituksen jäsenillä ja puheenjohtajalla on talon yleisavain, ja he kanniskelevat sitä mukanaan omassa avainnipussaan.

Laitetilojen pitää olla lukittuna kaiken aikaa

Kaikkia avaimia pitää siis säilyttää mahdollisimman turvallisesti – mieluiten lukitussa avainkaapissa turvallisessa paikassa. Isoissa yhtiöissä se voi olla isännöitsijän, huoltoliikkeen tai avainliikkeen vastuulla. Joka tapauksessa avainten säilytyksen ja hallinnan järjestäminen on aina viime kädessä hallituksen vastuulla. 

– Taloyhtiön teknisten laitetilojen – kuten talojakomon – lukitukseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Näissä tiloissa on muun muassa antenniverkon ja tietoliikenneyhteyksien toiminnan kannalta välttämättömiä laitteita ja johtojen liittymäpaikkoja ja asiattomien pääsy sinne on estettävä tehokkaasti. Laitetilojen lukituksella turvataan asukkaiden viestintäsalaisuutta ja muuta tietoturvallisuutta, muistuttaa Haltia. 

Urakoitsijoiden, teleoperaattorin henkilöstön tai muiden palveluntarjoajien käyttöön voi antaa tilapäiseen käyttöön rajallisen pääsyn antavan avaimen eli ns. reittiavaimen. Sellainen antaa pääsyn vain osaan talon tiloja. Yleensä heidän pitää päästä laitetiloihin, jotka joka tapauksessa on aina pidettävä lukossa. 

Jotta olisi avainturvallisuusasioissa ajan tasalla, kannattaa taloyhtiöpäättäjän tutustua Finanssialan avainturvallisuusohjeeseen. Siinä muun muassa suositellaan teletilojen lukkojen vaihtamista yhteiseen valtakunnalliseen sarjaan eli KTL1E -lukitusjärjestelmään, jota ylläpitää Yrityssuojeluyhdistys. Järjestelmä on etähallittava ja jokaisesta avaimen käyttökerrasta tallentuu tieto kulkurekisteriin. Tämä estää väärinkäytöksiä ja helpottaa niiden selvittämistä.

Kadonneen avaimen poistaminen ja uuden avaimen lisääminen on järjestelmässä vaivatonta eikä vaadi uudelleensarjoitusta.

Vaihdettaisiinko meillekin sähköiset lukot?

Lukitusjärjestelmän uusiminen tulee ajankohtaiseksi esimerkiksi silloin, kun taloyhtiön lukkoihin sopivien avainten kopiointisuojaus päättyy. Se tarkoittaa sitä, että kopiointisuojauksen päätyttyä lisäavaimia voi teettää kuka tahansa pikasuutarilla tai vastaavalla, jolla on avainten tekemiseen tarvittavat laitteet. Sitä ennen lisäavaimia voi tehdä ainoastaan lukkoseppä taloyhtiön luvalla. 

Kopiointisuojauksen päättyminen ei tietenkään ole yksinään syy lukkojen vaihtamiseen, jos kaikkien avainten tiedetään olevan tallessa ja oikeilla henkilöillä. Riskit kuitenkin kasvavat siinä vaiheessa, kun avainhallinta ei enää ole aukottomasti taloyhtiön käsissä. 

Taloyhtiön perustasoinen lukitusjärjestelmä on taloyhtiön kunnossapitovastuulla. Yhtiö voi siis päättää uusia lukitusjärjestelmäänsä kokonaan tai osittain yhtiökokouksen enemmistöpäätöksin.

Tänä päivänä keskustelua herättää varmasti lukitusjärjestelmän vaihtaminen elektromekaanisin lukoin toimivaan järjestelmään. 

– Tuskin missään yhtiössä varsinkaan tänä päivänä on löysää rahaa ja lukkojen vaihtaminen on kuitenkin kustannuksiltaan melko merkittävä kuluerä. Yhtiökokouksissa joudutaan tarkasti punnitsemaan ja harkitsemaan olemassaolevien vaihtoehtojen välillä ja pohtimaan erityisesti sitä, mitä tarpeita lukitukseen liittyy. Samaan aikaan on tärkeää pitää mielessä lukitusjärjestelmän ja avainturvallisuuden tärkeys.

Sähköinen lukitusjärjestelmä on myös kulunvalvontaa

Elektromekaanisten järjestelmien etuna on esimerkiksi se, että avaimen kadotessa ei tarvitse uudelleensarjoittaa lukkoja, vaan riittää, että kadonnut avain ja sen kulkuoikeudet poistetaan järjestelmästä. Se taas tarkoittaa aika huomattavia säästöjä. 

On tietysti mahdollista hankkia sähköiset lukot vain osaan taloa – kuten vaikkapa pyörä- ja häkkivarastojen oviin, jos niissä on vieraillut voroja tiuhaan. 

Sähköinen lukitusjärjestelmä on samalla kulunvalvontajärjestelmä, joka kerää informaatiota talossa liikkuvista henkilöistä ja joka voidaan tarvittaessa lukea lukkojärjestelmästä. Kertyvistä tiedoista muodostuu henkilörekisteri, jota koskevat  tietosuojalain säännökset.

Tietosuojalain mukaan rekisterinpitäjän, eli tässä tapauksessa taloyhtiön, on ennen rekisterin muodostamista mietittävä, mihin tarkoitukseen tietoja kerätään. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee laatia henkilötietolain mukainen rekisteriseloste jo ennen järjestelmän käyttöönottoa. Järjestelmästä päästään kuitenkin tarpeen vaatiessa ja esimerkiksi rikostapauksissa katsomaan käyttötietoja. On kuitenkin hyvä muistaa, että kenellä tahansa ei ole oikeutta tutkia tietoja. Niitä saa katsella esimerkiksi varkaustapausten selvittelyssä lähtökohtaisesti vain esitutkintaviranomainen eli poliisi. 

Voi ei, voro sai haltuunsa avaimen!

Jos avaimia joutuu vääriin käsiin, on vaarana, että talon lukitusturvallisuus on vaarantunut. Silloin pitää vahinkojen ehkäisemiseksi toimia ripeästi. 

Jos yhtiön putkilukon avain on päätynyt vääriin käsiin – kuten kävi Turussa joitakin vuosia sitten – voi hätätoimenpiteenä poistaa reittiavaimet putkilukosta ja tarvittaessa sarjoittaa ne uudelleen. 

Taloyhtiön osakkaille ja asukkaille on tiedotettava tapahtuneesta ja jatkotoimista viipymättä, jotta he voivat varautua ja omalta osaltaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin turvallisuuden takaamiseksi. Hallitus tai yhtiökokous tekee päätöksen siitä, missä laajuudessa yhtiön perusjärjestelmä mahdollisesti korjataan tai uusitaan.

Mahdollisista vahingoista on ensisijaisesti vastuussa tietysti vahingontekijä eli murtautuja tai varas. Taloyhtiö voi joutua korvausvastuuseen siinä tapauksessa, että voidaan osoittaa vahingon aiheutuneen nimenomaan taloyhtiön huolimattomasta menettelystä tai laiminlyönnistä johtuen.

Vahinkotilanteessa osakkaita ja asukkaita kannattaa suosittaa kääntymään myös oman kotivakuutusyhtiönsä puoleen vakuutusturvan selvittämiseksi.

Älylukko omaan oveen?

Osakas voi vahvistaa omaa turvaansa suojaamalla kotinsa vaikkapa turvalukolla tai huoneistoon asennettavalla hälytysjärjestelmällä. Hänellä on siihen omalla kustannuksellaan täysi oikeus, kunhan muutostyö tehdään siten, että noudatetaan asunto-osakeyhtiölain muutostöiden toteuttamista koskevaa sääntelyä. Jatkossa huoneiston kulloinenkin osakas vastaa muutostöiden kunnossapidosta kustannuksineen.

Jos talon lukitus on hoidettu mekaanisin lukoin eikä lukkojen uusiminen ole näkyvissä lähitulevaisuudessa, voi asukas halutessaan muuttaa oman ovensa lukon älylukoksi varsin yksinkertaisesti ja melko vähin kustannuksin. Silloin olemassaolevan lukon päälle oven sisäpuolelle asennetaan erillinen laitteisto, jota voi ohjata älypuhelimella. Ovesta voi edelleen kulkea myös mekaanisella avaimella. 

Älylukon avulla voi vaikka matkalla ollessa päästää ovesta kukkia kastelemaan lupautuneen henkilön kertakäyttöisellä mobiiliavaimella. Tai jos lapsi on unohtanut avaimensa kotiin, voit päästää hänet sisälle työpaikalta.

Finanssialan avainturvallisuusohje: www.finanssiala.fi/julkaisut/avainturvallisuusohje-2/

Teksti: Elina Salmi
Kuva: Freepik